ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ ПРО... Общее собрание акционеров

Бойцов Павел Борисович,

Корпоративный секретарь ЗАО «РКЦ»,

Председатель Совета ООП «Корпоративный юрист» СПбГУ

РАЗБИРАЕМСЯ С БЮЛЛЕТЕНЯМИ ДЛЯ ГОЛОСОВАНИЯ НА СОБРАНИИ, ПОСТУПИВШИМИ ПОСЛЕ ОКОНЧАНИЯ СРОКА ИХ ПРИЕМА

Ситуация, когда общество получает заполненные бюллетени для голосования на общем собрании акционеров уже после окончания отведенного на это срока, встречается часто. Причин тому несколько. Например, не все участники заочного голосования знают, что за словами «дата окончания приема бюллетеней» скрывается дата, в которую голосовать уже поздно. Или, например, письмо от акционера долго шло почтой.

Закон про действия с поздно полученными бюллетенями ничего не говорит. Он не относит их к числу недействительных, поэтому распространять требования законодательства, предъявляемые к недействительным бюллетеням, в том числе по хранению на них не представляется возможным.

Так что же делать обществу с такими «опоздавшими» бюллетенями: передать счетной комиссии? отправить обратно? архивировать в отдельном опечатанном конверте? Попробуем разобраться.

Вначале рассмотрим условия голосования бюллетенями, способы и сроки поступления в общество заполненных бюллетеней и действия по их обработке.

ПРИМЕНЕНИЕ БЮЛЛЕТЕНЕЙ

Вспомним, что бюллетени обязательно используются для голосования на общих собраниях акционеров в следующих случаях[1]:

·    в публичном обществе

·    в непубличном обществе с числом акционеров - владельцев голосующих акций 50 и более

·    при проведении общего собрания акционеров в форме заочного голосования

·    в обществе, устав которого предусматривает обязательное использование бюллетеней для голосования на собраниях вне зависимости от статуса такого общества, количества акционеров и формы собрания

Бюллетень доводится до каждого лица, указанного в списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров. Способы предоставления бюллетеня следующие[2]:

·    вручение под роспись лицу, зарегистрировавшемуся для участия в собрании, при такой регистрации, в том числе путем вручения бюллетеня с отметкой о повторной выдаче

·    при проведении заочного голосования – направление заказными письмами или вручение под роспись каждому лицу, зарегистрированному в реестре акционеров и имеющему право на участие в собрании

·    для обществ с числом акционеров более 500 000 – опубликование бланков бюллетеней в определенном уставом печатном издании, доступном для всех акционеров общества (если это предусмотрено уставом)

·    заполнение электронной формы бюллетеней на сайте, адрес которого указан в сообщении о проведении собрания (если это предусмотрено уставом)

По общему правилу бюллетень должен быть направлен или вручен под роспись каждому лицу, зарегистрированному в реестре акционеров и имеющему право на участие в собрании, не позднее чем за 20 дней до проведения собрания[3].

ПОСТУПЛЕНИЕ ЗАПОЛНЕННЫХ БЮЛЛЕТЕНЕЙ В ОБЩЕСТВО

При подготовке к проведению общего собрания акционеров совет директоров общества, помимо прочего, определяет[4]:

·    почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени

·    адрес электронной почты, по которому могут направляться заполненные бюллетени (если такая возможность предусмотрена уставом)

·    адрес сайта в сети Интернет, на котором может быть заполнена электронная форма бюллетеней (если такая возможность предусмотрена уставом)

Вся эта информация отражается в сообщении о собрании и акционеры, желающие принять участие в голосовании, должны ей следовать.

В качестве почтового адреса помимо адреса самого общества могут быть указаны адреса его филиалов и представительств, а также, например, адреса подразделений регистратора, осуществляющего функции счетной комиссии на собрании. Указание адреса регистратора должно быть, конечно же, предварительно согласовано с самим регистратором.

Закон не обязывает акционеров направлять заполненные бюллетени заказными письмами или иными регистрируемыми почтовыми отправлениями. Однако многие акционеры поступают именно так, потому что регистрируемое отправление позволяет отследить его путь и, в случае необходимости, получить доказательства отправки бюллетеня.

СРОК ПРИЕМА ЗАПОЛНЕННЫХ БЮЛЛЕТЕНЕЙ

Установление срока для приема обществом заполненных акционерами бюллетеней является важным моментом, так как это связано с правильностью расчета кворума: общее собрание акционеров имеет кворум, если в нем приняли участие акционеры, обладающие в совокупности более чем половиной голосов размещенных голосующих акций.

Совет директоров определяет сроки, связанные с приемом бюллетеней, в зависимости от формы проведения собрания.

Для собрания в форме заочного голосования устанавливается дата окончания приема бюллетеней для голосования, которая одновременно является датой проведения собрания[5]. Принявшими участие в заочном голосовании считаются акционеры, бюллетени которых получены или электронная форма бюллетеней которых заполнена на сайте до даты окончания приема бюллетеней[6].

Для собрания в иной, чем заочное голосование, форме совет директоров определяет дату проведения собрания. Принявшими участие в таком собрании считаются, во-первых, акционеры, зарегистрировавшиеся для участия в нем, а, во-вторых, в случае если бюллетени доводились до акционеров заранее – акционеры, бюллетени которых получены или электронная форма бюллетеней которых заполнена на указанном в сообщении о собрании сайте не позднее двух дней до даты проведения собрания[7].

Такой срок необходим, чтобы счетная комиссия успела обработать поступившие бюллетени ко дню проведения собрания[8]. Закон не требует от совета директоров определять и подсказывать акционерам конкретную дату, отстающую от даты собрания на два дня. Подразумевается, что акционеры должны рассчитать ее сами. Тем не менее многие общества такую дату определяют и отдельно указывают в сообщении о собрании.

ДЕЙСТВИЯ С ПОЛУЧЕННЫМИ БЮЛЛЕТЕНЯМИ

Подсчетом голосов из бюллетеней занимается счетная комиссия или лицо, выполняющее ее функции (счетчик, регистратор). Закон не говорит, когда именно полученные от акционеров бюллетени должны быть переданы счетной комиссии, но сроки такой передачи диктует форма проведении собрания.

При проведении собрания в форме заочного голосования ограничением срока на передачу бюллетеней является срок составления счетной комиссией протокола об итогах голосования. На него законом отводится три рабочих дня после даты окончания приема бюллетеней обществом. Если функции счетной комиссии выполняет регистратор, то сроки передачи могут быть оговорены в договоре на выполнение регистратором таких функций. Часто на практике, особенно при большом количестве акционеров, общество передает поступающие бюллетени сразу после их получения, не дожидаясь окончания срока. Это позволяет счетной комиссии производить подсчет голосов в рабочем, а не в авральном режиме.

При проведении собрания в иной, чем заочное голосование, форме бюллетени могут поступать как во время проведения собрания, так и до него (в случае, если бюллетени доводились до акционеров заранее).

Во время собрания бюллетени от участников принимает счетная комиссия. До собрания они поступают по адресу (адресам), указанному (указанным) в сообщении о собрании. Если это адрес регистратора, который выполняет функции счетной комиссии, то бюллетени остаются у него. Если это адрес общества, то оно передает бюллетени счетной комиссии. Задача счетной комиссии – успеть подсчитать голоса из них к моменту открытия собрания, так как такие голоса тоже участвуют в расчете кворума и подведении промежуточных итогов голосования[9].

ХРАНЕНИЕ БЮЛЛЕТЕНЕЙ

После составления протокола об итогах голосования и подписания протокола общего собрания акционеров бюллетени опечатываются и сдаются в архив общества. Опечатывает их счетная комиссия. Дальнейшее хранение осуществляется в следующем установленном законодательством порядке[10]:

·    бюллетени подлежат постоянному хранению

·    опечатыванию и сдаче в архив подлежат бюллетени, включая бюллетени, признанные недействительными

·    хранение опечатанных бюллетеней должно осуществляться в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками

·    по каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт[11]

ПРИЧИНЫ ПОЯВЛЕНИЯ «ОПОЗДАВШИХ» БЮЛЛЕТЕНЕЙ

Бюллетени могут поступить в общество после окончания установленного срока по почте (в том числе электронной, если это предусмотрено уставом общества), быть доставлены курьером или самим акционером. Закон не обязывает принимать бюллетени после окончания срока, но так как бюллетень может быть предоставлен в запечатанном конверте, то общество, получая его, может не знать, что там внутри – бюллетень или, например, требование от акционера на ознакомление с документами общества. Поэтому полностью предотвратить получение таких бюллетеней не получится.

Можно выделить следующие основные причины появления «опоздавших» бюллетеней.

1) Сроки доставки корреспонденции с заполненными бюллетенями

Одним из способов передачи обществу заполненных бюллетеней является пересылка их Почтой России. Пересылка занимает определенной время. Нормативы доставки корреспонденции определяются Приказом Минкомсвязи России от 04.06.2018 N 257 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции». Например, на пересылку письма внутри города федерального значения Санкт-Петербурга по нормативу отводится 2 календарных дня (без учета дня приема корреспонденции), на пересылку из Санкт-Петербурга в Москву – 4 календарных дня, а при отправке из Горно-Алтайска и Благовещенск на доставку по нормативу запланировано 9 календарных дней. С одной стороны, указанные сроки укладываются в 20-дневный промежуток между днем направления бюллетеня акционеру и днем собрания, но, к сожалению, по разным причинам нормативные сроки доставки не всегда выдерживаются, и может сложится ситуация, при которой направленный заблаговременно заполненный бюллетень придет в общество уже после собрания.

2) Непонимание акционерами смысла терминов «дата окончания приема бюллетеней» и «не позднее двух дней до даты проведения собрания»

В соответствии с п. 13 письма Банка России от 27.05.2019 N 28-4-1/2816 «О некоторых вопросах порядка применения законодательства Российской Федерации» и абзацем пятым письма Банка России от 05.08.2021 N ИН-06-28/62 «О порядке предоставления акционерам доступа к информации (материалам) общего собрания» при заочном голосовании последним днем срока приема бюллетеней для голосования и заполнения их электронной формы на сайте является день, предшествующий дате окончания приема бюллетеней. Таким образом, определяемая советом директоров общества дата окончания приема бюллетеней находится уже за пределами срока, отводимого на прием заполненных бюллетеней (за исключением случая, когда день, предшествующий дате окончания приема бюллетеней, приходится на нерабочий день, и в результате переноса событий на ближайший следующий за ним рабочий день дата окончания приема бюллетеней и день, предшествующий дате окончания приема бюллетеней, совпадут).

Похожая ситуация со сроком, исчисляемым не позднее двух дней до даты проведения собрания. При его определении сама дата проведения собрания не считается.

3) Задержка в предоставлении обществу почтового извещения о поступлении корреспонденции

Если бюллетень поступил в общество по почте в составе регистрируемого почтового отправления, то общество получает из своего отделения почтовое извещение[12], в котором указано о поступлении корреспонденции, приводится режим работы почты и прочая необходимая в таком случае информация. Извещение кладется в абонентский ящик или передается почтальону до его выхода. Т.е. если почтовое отправление поступило в отделение после выхода почтальона, то обществу извещение может быть передано только на следующий рабочий день, когда почтальон опять дойдет до общества[13].

Если все это происходит в последние дни перед окончанием срока на прием бюллетеней, то есть риск, что общество узнает о поступлении бюллетеня и сможет его получить уже только после того, как будут подведены итоги голосования на собрании.

МЕРЫ ПО УМЕНЬШЕНИЮ КОЛИЧЕСТВА «ОПОЗДАВШИХ» БЮЛЛЕТЕНЕЙ

В качестве мер, направленных на устранение перечисленных выше причин, можно предложить следующие мероприятия:

1) Определить несколько адресов, по которым акционеры могут направлять заполненные бюллетени. Один из этих адресов может оказаться для акционера ближе, чем остальные. Соответственно, корреспонденция сюда дойдет быстрее, и акционер, выбрав его, с большей вероятностью примет участие в собрании.

2) Проводить с акционерами корпоративный ликбез. Путаница в днях, когда еще можно, а когда уже нельзя подавать бюллетени, – обычная история. Сколько бы дней на голосование не отводилось, по древней традиции заполнение некоторого количества бюллетеней и их передача обществу осуществляется именно в последний день. Видя в сообщении о собрании или самом бюллетене некую дату, неискушенный в таинствах корпоративного права участник собрания не обращает внимания на стоящий перед ней предлог «до» и принимает ее за последний день осуществления своих действий. В итоге это приводит к катастрофе.

Общества, уже столкнувшиеся с такой проблемой, в сообщении о собрании и/или в самом бюллетене в рамках применения лучшей практики корпоративного управления стараются помимо формальных дат указывать также последний реальный день, когда еще принимаются заполненные бюллетени. И выделяют это жирным шрифтом.

При заполнении электронных бюллетеней на сайте ограничить появление «опоздавших» бюллетеней проще, так как после окончания установленного советом директоров срока прекращается техническая возможность заполнения бюллетеня, т.е. форма бюллетеня становится неактивна или вообще убирается с сайта.

3) Осуществлять проверку почтового ящика (абонентского ящика) как можно чаще, а непосредственно перед собранием и в день собрания – по нескольку раз в день. Также целесообразно в последний из отведенных для получения бюллетеней день наведаться в почтовое отделение и уточнить у его сотрудников, нет ли корреспонденции и почтовых извещений, еще не переданных в общество. Это будет совершенно не лишним, так как согласно п. 1 ст. 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю. Сообщение считается доставленными в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним[14].

КУДА ДЕВАТЬ «ОПОЗДАВШИЕ» БЮЛЛЕТЕНИ

Закон не обязывает общество отсылать «опоздавшие» бюллетени лицам, их направившим, и предоставлять какие-либо комментарии по поводу неучитывания голосов из них. Также законом не предусмотрено хранение таких бюллетеней. Их хранение может быть предусмотрено уставом или внутренними документами общества. При отсутствии таких требований бюллетени представляется возможным уничтожить в порядке, установленном в обществе для уничтожения невостребованной корреспонденции.

В то же время, в случае наличия в обществе корпоративного конфликта или его признаков при появлении «опоздавших» бюллетеней целесообразно осуществить следующие действия:

1) Четко зафиксировать дату и время получения (поступления) бюллетеня в общество. Если бюллетень поступил по почте и общество получило почтовое извещение об этом, лучше сохранить его копию (копию электронного сообщения, если с почтой налажены электронные коммуникации), так как в извещении указывается дата и время его составления почтовым отделением. Благодаря этому можно определить самое раннее время, когда общество могло узнать о поступлении в почтовое отделение соответствующей корреспонденции. А это потом может помочь при судебных разбирательствах.

При поступлении бюллетеня иным образом, фиксация времени его получения может быть произведена в обычном журнале регистрации корреспонденции или, например, путем проставления даты и времени на бюллетене курьером или самим акционером.

2) Передать бюллетень регистратору, выполнявшему функции счетной комиссии, с сопроводительным письмом, что позволит зафиксировать действия общества о выполнении обязанностей по доведению бюллетеня до счетной комиссии, которая и должна[15] обеспечивать установленный порядок голосования, права акционеров на участие в голосовании, а также подсчитывать голоса. В ответ регистратор может предоставить обществу мотивированный отказ в подсчете голосов из такого бюллетеня. В последующем такой отказ может помочь при рассмотрении спора с акционером в суде.

3) Обеспечить хранение бюллетеня вместе с конвертом (в случае поступления по почте или курьером) в течение, как минимум, трех месяцев с момента закрытия собрания[16]. Такой бюллетень особенно полезно сохранить в ситуации, когда при заполнении (голосовании) акционером были нарушены правила его оформления, и даже если бы он поступил в общество вовремя, то все равно был бы признан счетной комиссией недействительным.

Напоследок рассмотрим еще несколько вопросов, связанных с бюллетеня, полученными обществом после окончания срока их приема.

1. Нужно ли считать голоса по бюллетеням, поступившим в почтовое отделение по месту нахождения общества в течение срока, но полученные обществом после окончания сроков по причине позднего представления почтовым отделением извещения о поступлении такого бюллетеня?

Позиция Банка России заключается в том, что «акционеры, бюллетени которых поступили обществу по соответствующему почтовому адресу не позднее даты, определенной в порядке, установленном п. 1 ст. 58 Закона, считаются принявшими участие в общем собрании акционеров, и общество должно обеспечить получение и учет таких бюллетеней при определении кворума и подсчете голосов на общем собрании акционеров»[17]. Немногочисленная судебная практика не столь однозначна и связывает обязанность подсчет голосов из бюллетеня с датой получения обществом почтового извещения, а не с датой поступления бюллетеня в почтовое отделение[18].

2. Как воспринимать «опоздавшие» заполненные бюллетени при определении «потерянных акционеров»?

Исходя из текста проекта N 103501-8 Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон "Об акционерных обществах" и статью 8 Федерального закона "О рынке ценных бумаг"»,[19] предлагавшего решение проблемы «потерянных акционеров», заполненные бюллетени, пришедшие в общество с нарушением срока их предоставления, не позволят отнести предоставивших их акционеров к разряду «потерянных». Для попадания в этот разряд необходимо, чтобы корреспонденция с бюллетенями возвращалась обществу, т.е. чтобы бюллетени не находили своего адресата или не были им получены.