Как оформить перевод сотрудника на удаленную работу (работу на дому)?

Тем предприятиям, на которые не распространятся режим нерабочих дней в связи с Указами Президента РФ от 25.03.2020 № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней» и от 02.04.2020 № 239 «О мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)» Министерство Труда РФ рекомендовало по возможности перевести сотрудников на удаленный режим работы – из дома.

В связи с данной рекомендацией, возник вопрос, как юридически грамотно оформить перевод на удаленную работу. Рассмотрим алгоритм действий работодателя. Минтруд РФ опубликовал следующую информацию:

Для того, чтобы перевести сотрудников на работу на дому, работодатель должен:

1. Определить списки работников, переводимых на удаленную работу на дому, и порядок организации работы. Порядок организации работы подразумевает под собой график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому.

2. Издать приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) переводе сотрудников на удаленную работу на дому и ознакомить с ним работников.

Перевод на удаленную работу должен проходить с учетом производственных возможностей, т.е. важно убедиться, что у вашего сотрудника есть ресурсы для выполнения этой работы или вы можете ему предоставить необходимую технику/материалы.

Ссылка на рекомендации: https://rosmintrud.ru/employment/employment/785

При этом, Министерство не уточняет необходимо ли заключение нового трудового договора с работниками или изменение его условий путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.

Поскольку при работе на дому меняются условия работы, предусмотренные трудовым договором, то ограничиться только изданием приказа работодателя (закрепляющим выражение воли только работодателя) будет неверно. На изменение условий трудового договора необходимо волеизъявление обеих сторон трудовых правоотношений, не только работодателя, но и работника, соответственно, необходимо составление  двухстороннего документа.

 На официальном сайте Российской Трудовой инспекции РФ в рамках ответов на вопросы (https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/questions/viewFaq/1610, https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/questions/viewFaq/1602) были даны следующие разъяснения:

Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрена возможность заключения трудового договора о дистанционной работе с работниками, которые используют для выполнения своей трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сети «Интернет».  Такой трудовой договор отличается от обычного, поскольку содержит ряд дополнительных условий.

Для перехода сотрудника на дистанционную работу нужно заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

 Правовое обоснование:

В случае принятия решения о переходе работника на удаленную работу, необходимо получить согласие работника. Переход должен быть оформлен локальным нормативным актом работодателя в форме приказа (распоряжения), издаваемого в соответствии со ст.8 ТК РФ, вносящим изменения в правила внутреннего трудового распорядка в отношении режима работы и места работы работника. В соответствии с ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ), либо подписавшие соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору, т.к. согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе изменение места и режима работы, допускается только по соглашению сторон трудового договора.

При переходе работников на удаленный режим работы или на дистанционную работу все гарантии и компенсации, установленные трудовым законодательством, а также коллективными договорами и отраслевыми соглашениями, сохраняются в прежнем объеме.

Таким образом, Российская трудовая инспекция рекомендует заключать дополнительные соглашения о переводе на удаленную работу с сотрудниками.

Полезно будет прописать в дополнительном соглашении следующие положения:

- новое место выполнения работы (например, конкретный адрес работника или  указание на то, что место работы может быть определено работником самостоятельно);

- способ обмена информацией (мобильная связь, интернет, удаленный доступ);

- предоставляет ли работодатель свое оборудование и технические средства, либо работник использует свои собственные;

- появится ли у работника обязанность по предоставлению отчетов о выполненной работе, в каком виде и с какой периодичностью;

- режим труда и отдыха, если он будет отличаться. Например, конкретное время, когда сотрудник должен быть доступен для решения вопросов, связанных с трудовой функцией;

- период перевода на удаленный режим работы. Если дата возврата к работе в офисе не может быть определена конкретной датой (что вероятно), то ее  лучше описать, наступлением определенного события. Например, снятие режима чрезвычайной ситуации, окончание карантина, или привязать дату к изданию определенного правового акта Президента РФ или Правительства РФ или акта уполномоченного органа соответствующего Субъекта РФ. Установление временных границ периода работы на дому позволит по окончании данного периода избежать проблем с оформлением и переводом работника на свое прежнее место работы у работодателя.

В период действия Указа изменения в части перехода на удаленный режим работы могут оформляться путем обмена электронными образами документов при необходимости с последующим их оформлением в установленном порядке. (Дополнение к Рекомендациям работникам и работодателям в связи с Указом Президента Российской Федерации от 25 марта 2020 г. № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней»).

Есть мнение специалистов трудового права, что заключение Дополнительного соглашения к трудовому договору не является «панацеей» оформления трудовых отношений на работу удаленно, поскольку договор о дистанционной работе по своей сути является не только изменением условий труда, но и заключением нового трудового договора, особого и уникального, которому придаются свойства срочного трудового договора (когда прописан период действия дополнительного соглашения до конкретной даты либо наступления определенного события). В связи с этим, логичнее было бы ввести в Трудовой кодекс РФ новое понятие – «временная удаленная работа», в рамках данного вида работы прописать нюансы оформления перевода сотрудников на удаленную работу и обратно.

В настоящее время изменения в Трудовой кодекс РФ или иные нормативно-правовые акты в сфере трудового права не внесены, поэтому в условиях меняющейся действительности, в связи с необходимостью введения режима самоизоляции и других мер, направленных на предотвращение распространения COVID-19, наиболее приемлемым юридическим инструментом является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору.

Надеемся, что данная информация была Вам полезна, юристы ЗАО «РКЦ» оказывают консультационные услуги в области трудового и иных отраслей права.